Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant is een intuïtieve toepassing voor gespreksbeheer waarmee administratief ondersteunend personeel, receptionisten en professionals op de werkvloer grote hoeveelheden gesprekken tegelijkertijd kunnen afwerken en beheren. De Attendant wordt in een volledig scherm uitgevoerd waardoor gebruikers optimaal van hun desktop profiteren terwijl ze een groot volume aan gesprekken van henzelf en collega's verwerken.

Gesprekken beheren voor anderen
De Attendant werkt samen met de nieuwe delegatiefunctie in Microsoft Office Communicator zodat u voor de collega's die u ondersteunt, inkomende oproepen kunt verwerken en uitgaande oproepen kunt plaatsen. Als een andere persoon u als zijn of haar gedelegeerde inschakelt, kunt u binnenkomende oproepen voor die manager beantwoorden of deze doorschakelen naar de voicemail van de manager. U kunt ook anderen namens uw manager bellen en ervoor kiezen om uw contactinformatie of die van uw manager als oproepende partij te laten weergeven. Het instellen van de delegatie wordt gecontroleerd door de mensen die u ondersteunt en kan eenvoudig worden bijgewerkt voor vakantievervanging of voor andere redenen.

Beheer van meerdere gesprekken
Alle gesprekken, inkomend, actief of in de wacht, worden met het oog op eenvoudig beheer in één venster weergegeven. Een inkomende oproep of een gesprek in de wacht kan eenvoudig actief worden gemaakt door er op te klikken. Het huidige, actieve gesprek wordt automatisch in de wacht gezet. Herhaalde oproepen en gesprekken die enige tijd in de wacht hebben gestaan, worden in het oproepvenster weergegeven met een gespreksalarm zodat u beslissingen kunt nemen over de prioriteit van gesprekken. De geschiedenis van gesprekken en notities worden voor de Attendant of voor collega's als referentie vastgelegd in de map Gespreksgeschiedenis van Microsoft Office Outlook.

Onderhoud van de persoonlijke contactpersonenlijst
De geïntegreerde contactpersonenlijst voor Office Communications Server 2007 R2 Attendant is vergelijkbaar met de Office Communicator-interface (in beide zijn de regelmatige contactenpersonen direct beschikbaar en kunnen ze voor eenvoudig beheer in groepen worden georganiseerd). U kunt een groep als lijst bekijken of als een set tegels die u naar wens kunt organiseren. Alle contactpersonen worden weergegeven met goede aanwezigheidsinformatie zodat u het beste communicatiemiddel kunt kiezen.

Beschikbaarheid contactpersoon in real time
Met Office Communications Server R2 Attendant kunnen gebruikers andere collega's in het bedrijf zoeken en op elk moment hun aanwezigheidsinformatie via de geïntegreerde adreslijstzoekfunctie zien. Communicatie met één klik en het niet onnodig kopiëren of typen van telefoonnummers of chatadressen betekent dat gebruikers contact kunnen opnemen met belangrijke klanten en collega's. Zoekresultaten kunnen worden toegevoegd aan een nieuwe of bestaande groep contactpersonen.

Doorverbinden
Met Office Communications 2007 R2 Attendant kunnen gebruikers op basis van aanwezigheidsinformatie en één druk op de knop een gesprek doorverbinden naar een willekeurige contactpersoon in hun lijst of bedrijfsadreslijst. Met de knop Transfer zet u het gesprek direct door naar de geselecteerde contactpersoon terwijl u met de knop Consult een chatbericht opent of de ontvanger oproept om eerst over de oproep te spreken. Gebruikers kunnen een oproep ook direct naar een voicemail verzenden. Elke doorverbindoptie verwijdert het gesprek uit de rij zodra het is doorverbonden.

Gespreksnotities
Tijdens een gesprek kunnen gebruikers het notitievenster openen om notities over de beller te maken. De notities worden automatisch opgeslagen in de map Gespreksgeschiedenis in Microsoft Office Outlook waar u deze naar collega's kunt doorsturen. U kunt notities ook direct vanuit het notitievenster per e-mail verzenden.

Opzetten van een telefonische vergadering
Assistenten en receptionisten kunnen eenvoudig middels slepen-en-neerzetten in de Attendant voor collega's telefonische vergaderingen met inkomende bellers en anderen voorbereiden. Gebruikers kunnen hun team direct in contact brengen met klanten en partners zodat ze voor iedereen de tijd van het plannen van een telefonische vergadering of bespreking besparen.

Sjablonen voor een telefonische vergadering
Met Office Communications 2007 R2 Attendant kunnen gebruikers een groep contactpersonen opslaan in een gesprekssjabloon en vergaderingen met die groep opzetten door de sjabloon te selecteren. Voor groepen met terugkerende gesprekken kan deze functie voor eenvoudig bellen in één stap tijd besparen.